Theorie Projectmanagement

De trainer:

Train je Team
Contactgegevens

Leer over de theorie van projectmanagement!

De managementtraining helpt uw team om de eigen leiderschapskwaliteiten te ontdekken en verder te ontwikkelen. Aan de hand van theorie en praktijk leert u meer over projectmanagement en andere vormen van leiderschap. Bekijk hier de training en vraag een vrijblijvende offerte aan!

Theorie projectmanagement betekent letterlijk “het organiseren van alle aspecten van een project, zodat vooraf afgesproken resultaten binnen budget en tijd worden gerealiseerd”. Om dit te kunnen realiseren heb je een goed leiderschap nodig en natuurlijk een goede teambuilding. Met een goede leider en een slecht team kan er niet aan de definitie van Theorie projectmanagement voldaan worden. Om te zorgen dat er een goed team onstaat, zodat er wél aan de definitie van theorie projectmanagement voldaan kan worden, is er Teambuilding nodig. Maar wat is Teambuilding nou eigenlijk en waarom is het belangrijk?

Definitie van teambuilding

De Teambuilding definitie is “het zorgen voor een goed samenwerkend team”. Er kan pas sprake zijn van een team als allen een gemeenschappelijk doel nastreven, als allen betrokken zijn bij het doel en bij elkaar, er een duidelijke verdeling is van de rollen en verantwoordelijkheden, de afspraken die gemaakt worden helder en duidelijk zijn en als er onderling vertrouwen, waardering en respect is. De Teambuilding is erg logisch. Het woord ‘Teambuilding’ is namelijk opgebouwd uit het woord ‘team’ en ‘building’, oftewel team en bouwen. Teambuilding is dus het bouwen aan het team, het bewust bezig zijn met het zo goed mogelijk werken aan een goede communicatie- en samenwerkingsstructuur.

Waarom teambuilding?

De reden dat ervoor gekozen word om in teams te werken, is omdat het vele voordelen met zich meebrengt. Ieder lid van het team beschikt namelijk over kennis. Als ieder lid van het team zijn of haar kennis deelt met de andere leden, is er erg veel informatie voor handen en hoe mer informatie hoe beter.
Buiten het feit dat het team zichzelf van informatie voorziet, is er ook meer continuïteit. Gezien het team betrokken is met elkaar en met het doel dat op dat moment nagestreefd wordt, kunnen teamleden onderling worden uitgewisseld. Ondanks dat een team één geheel vormt, dient er overigens nog steeds rekening gehouden te worden met de rollen van de individuen. Dit is om te voorkomen dat leden van het team zich achtergesteld of vergeten voelen en dat ten gevolgen daarvan de motivatie zal dalen. Bij het dalen van de motivatie zal niet aan de definitie van Theorie projectmanagement voldaan kunnen worden en heeft dit nadelige gevolgen voor het bedrijf of instantie.

Realiseren van Teambuilding

Gezien elk bedrijf optimaal wil kunnen functioneren en dus aan de defintie van Theorie proectmanagement wil voldoen, wordt er getracht zo goed mogelijk aan Teambuilding te doen. Als leidinggevende is het verstandige de volgende teambuilding tips te gebruiken om dit te kunnen realiseren:
• Geef de werknemers van het desbetreffende team uitdagingen en richting.
Dit kan het beste gedaan worden door duidelijk doelstellingen en ambities voor het team duidelijk te formuleren. Buiten dit is het verstandig om de leden van het team mee te laten praten en ruimte over te laten voor hun –eventueel- creatieve ideeën en visies. Ook is het verstandig om het team als geheel een inhoudelijke en bovendien stimulerende uitdaging te geven. Dit pusht de leden van het desbetreffende team zich tot het uiterste te gaan en hun grenzen te verleggen en zo hun talenten te ontdekken, al dan niet te ontwikkelen.
• Geef ieder teamlid een duidelijke rol en verantwoordelijkheid.
Door de duidelijke rol weet elk teamlid precies wat er van hen verwacht wordt en dit zorgt ervoor dat het team –tot op zekere hoogte- zelfstandig kan functioneren. Er hoeft dus niet steeds terugkoppeling naar een hoger management plaats te vinden en zijn de teamleden meer op elkaar aangewezen. Dit versterkt de onderlinge band enorm. Indien het team niet tot een oplossing komt, dient de leidinggevende net genoeg ondersteuning te bieden zodat zij het doel dat nagestreefd wordt kunnen bereiken.
Verder moet de leidinggevende de teamleden belonen en niet zelf met de eer gaan strijken als het doel bereikt is.
• Laat het team samenwerken.
Het beste is om werknemers met verschillende kennis, achtergronden en ervaring samen te laten werken, zodat deze onderling hun kennis aan elkaar over kunnen dragen. Deze informatie die door de teamleden verworven word,t leidt tot een betere ontplooiing van de werknemers. De ‘achterblijvers’ dienen geholpen te worden om erbij te blijven. Één van de manieren om dit te bereiken is door een zwak teamlid met een sterk teamlid samen te laten werken, zodat het zwakke teamlid als het ware voortgestuwd wordt door het sterke teamlid.

Projectmanagement-valkuilen

• Zoals bij alles, zijn er ook bij projectmanagement valkuilen. Hieronder staan enkele van deze valkuilen op een rij gezet.
Er wordt vaak al in een vroeg stadia van de ontwikkeling van het doel gevraagd om een begroting van de planning af te geven. In de meeste gevallen is het dan nog niet echt duidelijk wat er precies moet gebeuren. Dit brengt een risico met zich mee. Zo kan er onvoldoende budget gereserveerd worden, kunnen er onrealistische verwachtingen geschept worden en onhaalbare afspraken worden gemaakt. Projectmanagers dienen daarom duidelijk te zijn over onzekerheden en in de beginfase hun optimisme in bedwang te houden.
• Er wordt wel eens gezegd “zoveel mensen, zoveel wensen” en deze uitdrukking is er niet voor niets. Mensen hebben vaak tegengestelde belangen en zo ook in het bedrijfsleven. Opdrachtgevers kunnen ook tegengestelde belangen hebben en dit bemoeilijkt de aansturing van het project. De aansturing van een project dient ten alle tijden eenduidig te zijn.
• Om problemen met leveranciers te voorkomen, is het verstandig om eerst te zoeken naar bekende leveranciers en bekende technieken die het beste aansluiten bij wat er voor handen is.
• Maak alleen vaste prijsafspraken voor projecten als het project zich hiervoor leent. Lang niet alle projecten lenen zich voor vaste prijsafspraken. Bij projecten waarbij onzekerheid is het maken van zo’n afspraak zeker niet verstandig.
• Ondanks de waarschuwingen die hierboven vermeldt staan, dient een projectmanager naar zijn zo genoemde ‘onderbuikgevoel’ te luisteren. Een ervaren projectmanager voelt namelijk aan wat het beste besluit is en zal hier ook naar durven handelen. Wat van een goede projectmanager verwacht wordt, is dat deze altijd van alles omtrent het project op de hoogte is. Dit wil zeggen dat hij of zij er altijd bovenop zit, alles ziet en op de momenten dat hij of zij aanwezig moet zijn, deze er ook echt aanwezig is.

Conclusie

Theorie projectmangement bestaat vooral uit het kunnen managen van een goed team en het duidelijk voor ogen hebben van een doel. Het houd in dat er projectmatig gewerkt moet worden, er goed leiding gegeven moet worden aan de desbetreffende teamleaden en er een duidelijk programma moet zijn voor de leden van het team.
Buiten dit moet een projectmanager altijd rekening houden met de valkuilen, maar als het er op aan komt op zijn of haar gevoel vertrouwen.